O que é um relatório de despesas?

 Se você viaja a negócios – ou usa um veículo pessoal para trabalhar – é provável que esteja incorrendo em algumas despesas comerciais.

Para ser reembolsado de forma justa, você precisa acompanhar as despesas em um relatório de despesas. Por outro lado, os empregadores precisam de relatórios de despesas para saber quanto a empresa está gastando e onde, ao contratar serviços de qualidade 

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Aqui, abordaremos o básico de um relatório de despesas, como preenchê-lo e veremos um exemplo em ação.

O que é um relatório de despesas?

Um relatório de despesas rastreia itens e serviços que você compra enquanto trabalha. Estes são frequentemente – mas não exclusivamente – usados ​​para viagens de negócios.

Embora um relatório de despesas seja necessário para qualquer funcionário que queira ser reembolsado por uma despesa comercial – como viagens, gasolina ou refeições – eles são igualmente importantes para o empregador. Aqui está o porquê:

1. Reembolsos precisos.

Aqui está o problema - os funcionários querem o reembolso das despesas que pagaram do próprio bolso. Mas, por outro lado, os empregadores querem garantias de que essas despesas são justas e legítimas. Um relatório de despesas fornece um processo padronizado que aborda essas duas preocupações.

2. Controle de custos

Os relatórios de despesas permitem que você acompanhe os gastos ao longo do tempo e identifique se alguma categoria de despesa específica (como transporte ou hotéis) está gerando custos excessivos. Em seguida, você pode criar estratégias para reduzir ou eliminar esses custos.

3. Simplifica as deduções fiscais

Muitas despesas comerciais são dedutíveis. No entanto, você precisa registrá-los com precisão (com recibos) antes de solicitar uma dedução. É aqui que os relatórios de despesas podem ser úteis – fornecendo evidências sólidas sobre quando, onde e como as despesas foram incorridas.

Agora vamos abordar o que incluir em um relatório de despesas e categorias de negócios populares.

O que incluir em um relatório de despesas

Um relatório de despesas contém uma variedade de informações — no entanto, há vários detalhes que você deve incluir, como:

Informações de identificação da pessoa que está preenchendo o relatório – pode ser seu nome, designação ou informações de contato.

Data - a data em que você incorreu na despesa.

Valor - o custo total de uma despesa incorrida, incluindo impostos.

Descrição – um breve relato de cada despesa de negócio.

Categoria - o tipo de despesa incorrida (por exemplo, estacionamento, material de escritório ou gás).

Um relatório também pode incluir informações interessantes, como se uma despesa pertence a um cliente ou projeto específico, ou espaço para explicar certas despesas que não se encaixam claramente em uma categoria.

Em seguida, você deve calcular (e registrar) o subtotal de cada categoria de despesas e o total geral de todas as despesas.

Modelo de relatório de despesas

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Categorias de relatórios de despesas comuns

Com as categorias de despesas, você entenderá melhor quais despesas podem e não podem ser reembolsadas. Além disso, você também aliviará futuras dores de cabeça para seu contador ou preparador de impostos.

Falando em impostos, é uma boa ideia usar as categorias do IRS no seu relatório de despesas. Aqui está uma lista dos tipos mais comuns:

Despesas de carro e caminhão

Comissões

Seguro

Interesse

Serviços jurídicos e profissionais

Taxas de associação

Material de escritório

Postagem e envio

Reparos e manutenção

Transporte

Despesas de viagem (hotéis, refeições, estacionamento, etc.)

Serviços de utilidade pública

Veículos, máquinas e equipamentos

Escolher as categorias certas dependerá do seu tipo de negócio. Por exemplo, uma empresa de envio direto dedicará categorias para envio, impressão e armazenamento, enquanto uma empresa de publicidade pode ter categorias para serviços digitais.

Como preencher um relatório de despesas

Um relatório de despesas pode ser preenchido manualmente ou eletronicamente usando software ou aplicativos de contabilidade .

Vamos primeiro discutir como preencher um relatório de despesas manualmente:

Comece preenchendo as informações obrigatórias no relatório – como seu nome e designação.

Em ordem cronológica, liste cada despesa na categoria apropriada.

Juntamente com cada despesa, inclua a data em que foi incorrida, o valor total e uma breve descrição da mesma.

Calcule o subtotal para cada categoria e o total geral de todas as despesas.

Por fim, anexe os recibos correspondentes ao relatório. Os recibos devem mostrar claramente a data e o valor total.

Envie o relatório ao seu gerente de linha ou departamento, que o verificará quanto a reivindicações ilegítimas ou violações de política.

Muitas pequenas empresas podem se beneficiar do uso de um modelo de relatório de despesas padrão. No entanto, dependendo do seu tamanho ou setor, pode fazer sentido usar um software de contabilidade - como Xero , QuickBooks ou FreshBooks - para acompanhar as despesas.

Além disso, aplicativos de contabilidade como Sunrise , ZoHo Books , GoDaddy Bookkeeping facilitam a captura de recibos, quilometragem do carro e outras despesas em movimento para os funcionários.